Plan d'action de la direction 2011

RecommendationsPrioritéRéponse et mesures prévuesResponsabilités
(poste du responsable de la mesure)		Échéances
(dates de mise en œuvre prévues)
1) CanNor devrait créer et mettre en œuvre un cadre de gestion financière qui inclut, mais sans y être limité, les processus et contrôles en matière de prévision, de CAFE et de rapports financiers. ÉLEVÉE Au cours de l'exercice 2011-2012, le secteur des Finances de CanNor a entrepris l'élaboration et la mise en œuvre d'un cadre de gestion financière en vue d'inclure un processus de révisions mensuel permettant aux gestionnaires des centres de responsabilité (CR) de planifier leurs besoins de trésorerie pour l'exercice, et de respecter les limites du budget approuvé. Le processus comprend une téléconférence mensuelle et des modèles financiers, notamment les budgets, les dépenses réelles à jour et les engagements dans l'objectif d'établir les prévisions de fin d'exercice. Le secteur des Finances a créé un Calendrier mensuel de la situation financière pour 2011‑2012 pour aider les gestionnaires à comprendre les diverses échéances et ainsi respecter la production régulière de rapports financiers pour le Comité de la haute direction. Les procédures du CAFE (créditeurs à la fin de l'exercice) ont été suivies en fin d'exercice à l'aide des instructions d'AADNC et de l'échéancier. Toutes les échéances ont été respectées, et les CAFE pour 2010-2011 ont été correctement établis dans le cadre de ces procédures. DPF-Finances Le premier rapport mensuel de la situation financière date du 31 mai 2011 et a été présenté au Comité exécutif le 15 juin 2011. Il s'agit d'un processus permanent assorti d'un calendrier des dates d'échéance pour la production des rapports.
2)  CanNor devrait réviser les états financiers de l'exercice 2009‑2010 en temps opportun. ÉLEVÉE CanNor traitera à nouveau les données comparatives pour 2009-2010 durant la préparation des états financiers de 2010‑2011; ces derniers seront diffusés dans le RMR 2011. DPF-Finances         Octobre 2011
3) CanNor devrait obtenir toute la formation et l'accès nécessaires au PTPNI et au SGSO. ÉLEVÉE En mai 2011, le secteur des Finances de CanNor a coordonné de nombreuses séances de formation que donnerait AADNC aux employés des services ministériels de CanNor. Les cours de formation sur le système financier ont été offerts, sur une période de deux semaines, au personnel des services ministériels de CanNor, notamment à trois AS-3 (administration générale et finances), à un AS-5 (locaux et services ministériels), à un FI-3 (finances) des régions nordiques et à d'autres FI de la région d'Ottawa. La formation portait plus particulièrement sur le PTPNI, le SGSO et le système financier. DPF-Finances Terminé en mai 2011
4) CanNor devrait concevoir des processus opérationnels efficaces en matière de gestion financière à son administration centrale d'Iqaluit. Il faudrait aussi tenir compte des PE ou des ententes de service avec d'autres entités fédérales les plus susceptibles de venir le plus efficacement à l'appui des activités de CanNor. ÉLEVÉE Le DPF de CanNor communiquera avec d'autres agences de développement économique régional et des ministères de taille semblable afin de se procurer leurs processus de contrôle interne documentés et les listes de vérification connexes. Ces documents seront examinés et adaptés aux processus opérationnels de CanNor applicables à la gestion financière. DPF-Finances D'octobre 2011 à mars 2012
CanNor est à négocier le PE sur les services ministériels de 2011‑2012 avec AADNC, en mettant l'accent sur les domaines de service de la gestion financière qui exigent une attention et qui ont été relevés dans la vérification des contrôles fondamentaux par le BCG. Notre objectif est d'avoir terminé l'examen du PE bien avant la fin de l'exercice. Février 2012
5) CanNor devrait veiller à ce que les gestionnaires et les cadres obtiennent la formation requise et valident leurs connaissances, comme il se doit, avant d'exercer leur pouvoir délégué. CanNor devrait aussi conserver dans ses dossiers les preuves de l'achèvement par les employés de la formation nécessaire à l'obtention de la délégation de pouvoir. ÉLEVÉE En mars-avril 2011, le secteur des Finances de CanNor a entrepris un examen détaillé de l'actuelle certification obtenue de l'École de la fonction publique en matière de pouvoirs financiers délégués. La structure des CR a été modifiée en 2011‑2012 et, pour cette raison, les pouvoirs financiers délégués de tous les gestionnaires délégués proposés ont été revus afin de s'assurer que le secteur des Finances possède un registre officiel de la certification (cours G126 et G127) ainsi que la confirmation, par l'École, que les examens ont été réussis. Ces documents ont été compilés par RC et mis dans des cartables, et distribués aux trois régions, ainsi qu'au bureau d'Ottawa. Vu le contexte, toutes les cartes de spécimens de signature ont également été signées de nouveau par le gestionnaire responsable de la délégation et par le gestionnaire délégataire du CR, puis envoyées à AADNC. DPF-Finances Terminé en avril 2011
6) CanNor devrait veiller à ce que les engagements de dépenses soient approuvés par une personne dûment autorisée à le faire avant que les dépenses ne soient engagées et comptabilisées dans le système financier. ÉLEVÉE En mars-avril 2011, le processus qui soutient l'article 32 (engagements) et l'article 34 (paiement de fournitures, de services ou de travaux) de la Loi sur la gestion des finances publiques a été revu par le secteur des Finances de CanNor; s'est ensuivie la mise en œuvre d'une mesure corrective qui garantit l'obtention des délégations appropriées et la conservation de traces écrites à l'appui des articles 32 et 34. DPF-Finances Depuis mars-avril 2011
Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. D'ici mars 2012
7) CanNor devrait veiller à ce que les dépenses soient certifiées par une personne dûment autorisée à le faire, en temps utile, et par une personne qui ne profite pas directement ou indirectement de la dépense. ÉLEVÉE En mars-avril 2011, le processus qui soutient l'article 32 (engagements) et l'article 34 (paiement de fournitures, de services ou de travaux) de la Loi sur la gestion des finances publiques a été revu par le secteur des Finances de CanNor; s'est ensuivie la mise en œuvre d'une mesure corrective qui garantit l'obtention des délégations appropriées et la conservation de traces écrites à l'appui des articles 32 et 34. DPF-Finances Depuis mars-avril 2011
Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. D'ici mars 2012
8) CanNor devrait veiller à ce que la preuve de l'exécution et du montant des frais soient conservés, et si elle est manquante, qu'une justification de l'achat soit clairement indiquée dans le dossier. ÉLEVÉE En mars-avril 2011, le processus qui soutient l'article 32 (engagements) et l'article 34 (paiement de fournitures, de services ou de travaux) de la Loi sur la gestion des finances publiques a été revu par le secteur des Finances de CanNor; s'est ensuivie la mise en œuvre d'une mesure corrective qui garantit l'obtention des délégations appropriées et des traces écrites à l'appui des articles 32 et 34. DPF-Finances Depuis mars-avril 2011
Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. Mars 2012
9) CanNor devrait veiller à ce que l'approbation du dirigeant principal des finances soit obtenue, que ce soit au cas par cas ou en approuvant des limites générales, avant de remettre des cartes d'achat à des employés. ÉLEVÉE Les demandes de cartes d'achat ont été envoyées au secteur des Finances aux fins d'approbation du DPF. Toutes les cartes d'achat feront l'objet d'une étroite surveillance relativement aux limites en matière de dépenses. DPF-Finances Depuis avril 2011
10) CanNor devrait obtenir une reconnaissance écrite des responsabilités et obligations du détenteur avant l'émission de la carte d'achat et conserver la documentation en dossier. ÉLEVÉE Le secteur des Finances de CanNor a adopté la formule de déclaration utilisée par AADNC. Tous les détenteurs de carte d'achat doivent lire et signer cette formule, qui précise leurs responsabilités et obligations. Les futurs détenteurs de carte doivent signer cette formule pour recevoir leur carte. DPF-Finances Depuis avril 2011
11) CanNor devrait veiller à ce que les cartes servent exclusivement à l'achat de biens et services autorisés dans le cadre d'activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés. ÉLEVÉE Les détenteurs de carte ont été informés de l'utilisation précise qu'ils doivent faire de leur carte. Ils ont également reçu un rappel à ce sujet. Les transactions effectuées à l'aide d'une carte d'achat seront examinées régulièrement (régions et Ottawa) dans le but de veiller à ce que les cartes soient utilisées de manière appropriée. DPF-Finances Depuis avril 2011
Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. Mars 2012
12) CanNordevrait veiller à la création de processus opérationnels et à conserver la documentation afin d'assurer :
  • que la méthode de sélection des soumissions et les critères d'évaluation sont clairement définis dans le document d'appel d'offres avant la diffusion de la demande de propositions;
  • qu'il y a une justification pour les marchés d'approvisionnement non concurrentiels;
  • que l'évaluation des propositions et la sélection de l'entrepreneur sont menées conformément aux critères préétablis tel qu'indiqué dans la demande de propositions et d'une manière ouverte, équitable et transparente;
  • qu'il se trouve une copie du marché écrite et signée dans le dossier;
  • que les marchés sont émis avant la réception des biens ou services;
  • que les modifications au marché sont signées avant l'échéance du marché d'origine;
  • que les contrats d'une valeur supérieure à 10 000 $ font l'objet d'une divulgation proactive.
 ÉLEVÉE À l'exercice 2010-2011, CanNor avait un PE avec AADNC pour les services ministériels, ce qui comprend les services de gestion du matériel se rapportant aux approvisionnements, aux marchés et aux biens.

AADNC fournit des services de gestion du matériel à CanNor conformément aux politiques du Conseil du Trésor (CT) et de la législation applicables. De plus, AADNC a sa série de politiques internes sur les approvisionnements (voir son site Web « Perspectives »). AADNC a élaboré des processus opérationnels que CanNor met en place relativement aux approvisionnements, à la passation de marchés et à la gestion des biens.

CanNor et AANCD travailleront de concert à clarifier les rôles et responsabilités se rapportant aux approvisionnements et à la passation de marchés pour faire en sorte que tous les documents pertinents à l'appui du processus d'approvisionnement ainsi que les politiques et procédures connexes soient signés par les gestionnaires autorisés et accompagnés de tous les documents requis. Les gestionnaires examineront attentivement le processus pour s'assurer que les mesures appropriées sont prises et documentées conformément aux politiques du CT et des politiques internes d'AADNC.
CanNor veillera à ce que tous les marchés de plus de 10 000 $ continuent d'être affichés sur son site Web.		 DPF-Finances Depuis avril 2011
13) CanNor devrait veiller à ce que les agents des marchés connaissent les règles d'attribution des marchés publics afin d'éviter les cas de fractionnement de marchés. ÉLEVÉE L'Agence fait appel à AADNC pour obtenir des services en matière d'approvisionnement et de marchés.

Le personnel de CanNor et AADNC passeront au peigne fin tous les processus et pratiques se rapportant aux contrats pour éviter tout fractionnement de marché.		 DPF-Finances Depuis avril 2011
14) CanNor devrait documenter et garder en dossier l'objet des voyages d'affaires de manière à ce qu'il soit entièrement justifiable. ÉLEVÉE Tout employé doit faire signer un formulaire d'autorisation de voyager avant d'entreprendre un déplacement. Il faut notamment indiquer dans le formulaire l'objet du déplacement.

 Le formulaire (ou une copie) est versé au dossier de déplacements de l'employé et une copie (ou l'original), présentée au même moment que la demande de remboursement de frais de déplacement.		 DPF-Finances Depuis avril 2011
15) CanNordevrait veiller à l'élaboration de processus opérationnels et à conserver la documentation afin d'assurer que :
  • la justification des voyages après coup s'appuie sur des documents dans le dossier;
  • les fournisseurs du gouvernement sont utilisés dans la mesure du possible et la justification pour l'utilisation d'autres fournisseurs est étayée dans le dossier;
  • les employés sont remboursés pour leurs repas et les frais accessoires lorsqu'ils sont en voyage commandé, et ils doivent le faire conformément aux taux des allocations prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
  • les préparatifs de voyage par avion respectent les limites appropriées;
  • les pièces justificatives sont versées dans le dossier avant de régler les dépenses de voyage;
  • les cartes de voyage ministérielles sont utilisées lorsque possible;
  • les voyages du sous‑ministre sont divulgués de manière proactive et opportune sur le site Web de CanNor.
 ÉLEVÉE Le formulaire d'autorisation de voyager doit être rempli avant tout déplacement.

L'utilisation de l'outil de gestion des dépenses automatisé fera l'objet d'une évaluation.

 Les employés ont été informés qu'il faut recourir aux fournisseurs du gouvernement, à défaut de quoi on leur demandera de fournir une justification.

 Les employés qui voyagent dans le cadre de leur emploi sont informés de leur obligation d'obtenir une carte de voyage et de l'utiliser le moment venu.

 Les déplacements de l'administrateur général sont divulgués sur une base trimestrielle.		 DPF-Finances Depuis mai 2011
Les exigences décrites ci-dessus seront reflétées dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. D'ici mars 2012
16) CanNor devrait veiller à ce que les demandes de cartes de voyage et les conventions avec les détenteurs de carte reconnaissant les responsabilités et les obligations soient conservées dans le dossier. MOYENNE Les demandes de carte de voyage et la signature des ententes par les détenteurs de carte sont maintenant consignées comme il se doit. Les futurs détenteurs de carte doivent signer un formulaire d'entente pour recevoir leur carte. DPF-Finances Depuis mai 2011
Ces renseignements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. Mars 2012
17) CanNor devrait veiller à ce que l'engagement de fonds pour toutes les cotisations et les frais d'inscription soient préapprouvés par une personne dûment autorisée. MOYENNE Dans le cadre du processus à l'appui de l'article 32 (engagements) de la Loi sur la gestion des finances publiques examiné par le secteur des Finances de CanNor, la mesure corrective a été mise en œuvre afin de garantir l'obtention de l'autorisation, par un gestionnaire délégataire, pour ce type de dépenses. DPF-Finances Depuis mai 2011
Cette mise à jour sera reflétée dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. D'ici mars 2012
18) CanNor devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que toutes les demandes de congé sont préautorisées par une personne dûment autorisée. MOYENNE Une mesure corrective a été mise en œuvre. Avant de quitter son emploi, toute personne doit remplir un formulaire de départ et obtenir les signatures confirmant que tous les biens ont été comptabilisés et qu'aucune somme n'est due à l'État. Le formulaire rempli est ensuite versé au dossier de cessation d'emploi conservé par les RH de CanNor, à Iqaluit. DPF-Finances Depuis mai 2011
Ces renseignements seront intégrés aux processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. D'ici mars 2012
19) CanNor devrait conserver une documentation écrite indiquant que les procédures de départ ont été suivies afin de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte l'organisme. BASSE Des rappels réguliers à propos des exigences liées au processus d'autorisation des congés sont envoyés à tous les gestionnaires, et les RH de CanNorexerceront une surveillance à cet égard aux six mois.

 

 Services ministériels - RH Depuis mai 2011
Ces renseignements seront intégrés aux processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. D'ici mars 2012

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